刚开学，新鲜劲还没有过去，很难发现学生真实问题，经过9月的入学适应和国庆的心理调整，10月下旬至11月份，学生的心理问题开始逐步显露，这个时候给学生进行心理普查，建立心理档案，并提供有针对性的心理辅导是最佳时机：
金秋十月，学校忙建学生心理档案
10月下旬，北京大学的新生将收到一个带有和学工部网站相链接的网址、登录用户名和密码的信息，提示学生可以通过心海软件学生心理管理系统给自己进行心理测试、建立心理档案、和学工部心理健康教育办公室的专职老师进行网上求助、网上预约和网上咨询等活动。与此同时，清华大学、南京大学、南京师范大学、重庆大学、中央财经大学等国内知名高校和地址大学附中、成都九中、大庆中学、华侨中学、侨声中学等中学都在这个季节给新生建立心理档案和对老生进行心理档案更新。
对于学校来说，刚开学，学生新鲜劲还没有过去，很难发现学生真实问题，经过9月的入学适应和国庆的心理调整，10月下旬至11月份，学生的心理问题开始逐步显露，这个时候给学生进行心理普查，建立心理档案，并提供有针对性的心理辅导是最佳时机。但是，如何建立学生心理档案却是各学校心理辅导老师面临的共同难题。
在学校，要建立学生心理档案，必需同时满足三个基本条件：大规模心理测试、及时反馈和动态更新。
传统上，学校采用纸笔或光电阅读卡方式来满足大规模测试，然而，要及时反馈就比较困难，更不用说动态更新了。也因此许多心理辅导工作无法及时展开和实现。随着计算机网络技术的发展和心理档案理论的发展，中国心理教育网心海软件工作组开始在这方面进行了行之有效的探索和改进，使得其网络版一推向市场就受到北京大学、清华大学等上百所高校以及全国各地近一千多所中、小学的青睐，其心理管理系统甚至成了这些学校日常心理辅导工作的信息化工作平台。
下面以心海软件大学生心理管理系统为例，可以看出其强大的功能和独特的气质：
心海软件学校心理管理系统以清华大学心理咨询中心、北京大学心理咨询与治疗中心、浙江工业大学、哈尔滨工业大学心理辅导中心等国内知名学府日常心理辅导工作为范本，将学校的心理辅导工作进行全方位管理，将大量繁杂的学生共性问题以及日常事务交给系统处理，而让心理辅导老师集中精力进行学生的个案处理和研究分析，实现学校心理辅导自动化、人性化办公。
【系统特点】
突破传统心理软件的单一测量功能，以一流高校心理辅导工作内容为蓝本，解决学校心理辅导工作中的实际问题，将一所学校所有师生心理状况集中于一套系统内进行管理，实现心理辅导信息化办公的专业产品。
【主要功能】
完善的信息管理体系
可控制的系统内外不同信息显示功能，不同群体之间的短消息互通功能，老师、学生、家长之间的系统联络功能等。实际上，一套系统就是一个心理辅导中心集信息处理和心理管理的专业网站。
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